Een blog schrijven over timemanagement en productiviteit? Dat is echt iets voor mij. Een planning bijhouden, to-do lijstjes maken en taken afvinken; ik doe niet anders. Zonder een goed overzicht kan ik mijn werkdag niet beginnen. Mezelf verder verdiepen in dit onderwerp vind ik dan ook alleen maar leuk. Er is ten slotte altijd ruimte voor verbetering en nog meer productiviteit! Daarbij zit gestructureerd zijn niet in ieders bloed. Dus heb ik met alle plezier een aantal handige tips voor je op een rijtje gezet. Lees je mee?
De toegevoegde waarde van timemanagement
Timemanagement is veel meer dan alleen het beheren van je agenda. Het gaat om keuzes maken en prioriteiten stellen. In de hectische wereld waarin we leven, kan het van tijd tot tijd lijken alsof je altijd tijd te kort komt en nooit genoeg gedaan krijgt. Door je tijd slim in te delen ervaar je minder tijdsdruk, heb je minder last van stress, behaal je makkelijker je doelen, verminder je uitstelgedrag én verhoog je je productiviteit.
Tips!
Je eigen tijd managen is niet altijd makkelijk. Maar wie weet zijn deze tips voor jou de sleutel tot succes:
Doelen stellen is soms best lastig. Toch is het goed om ze voor jezelf op te stellen. Je kan jaardoelen maken, maar ook weekdoelen of zelfs doelen voor een bepaalde dag. Hoe specifieker je ze maakt, hoe beter je kunt inschatten wat je nodig hebt qua tijd en middelen om het te kunnen behalen. Naderhand kun je op deze manier ook makkelijker evalueren. Waarom heb je het doel wel of niet gehaald? Zo leer je steeds beter plannen.
Vooruitplannen kan je een hoop stress schelen. Zet op vrijdag alle belangrijke taken van de komende week op een rij en verdeel deze taken over de gehele week. Natuurlijk kunnen er door de week heen taken bij komen, maar ook daar kun je rekening mee houden in je planning. Op deze manier ga jij met een gerust gevoel het weekend in en begin je je maandochtend al een stuk relaxter.
Begin je dag met het maken van een overzichtelijke to-do lijst. Zet de grote, maar ook de kleine taken op een rij en prioriteer. Het geeft rust, structuur én een voldaan gevoel telkens wanneer je iets afvinkt. Je kan je to-do lijst maken op papier, maar er zijn ook mega veel handige apps. Apps die ik zelf handig vind zijn Microsoft To Do en Trello.
Side note: maak je to-do lijst niet te lang. Dat kan ontmoedigend werken. Wanneer je de dag begint met het staren naar een ellelange to-do lijst, heb jij al geen energie meer om er überhaupt aan te beginnen. Stel prioriteiten. Wat moet je nu doen en wat kan later deze week?
Minder leuke taken uitstellen, we doen het allemaal weleens. Toch is het beter om er met frisse tegenzin aan te beginnen. Wanneer je eenmaal bezig bent valt het vaak reuze mee. Daarbij stapelt het werk zich op die manier alleen maar op en moet je het op een later (misschien wel drukker) moment alsnog doen.
Pauzes zijn cruciaal voor je productiviteit. Het is sowieso goed om na iedere afgeronde taak even rust te nemen, ook al is het maar een minuut. Sta op van je werkplek en maak bijvoorbeeld even een praatje met een collega. Werk je thuis en ben je alleen? Haal wat te drinken of ga even kort naar buiten. Een frisse neus doet wonderen.
Soms kosten taken die je van anderen krijgt veel tijd. Heb je er geen tijd voor of heb je andere prioriteiten? Geef het aan en durf ‘nee’ te zeggen. Dat je het op dit moment niet redt, betekent niet dat je het helemaal niet kunt doen. Een ‘nee’ kan ook voorlopig zijn. Je hebt er op dit moment geen tijd voor, maar je kunt het wel op een later moment plannen. Communiceer en wees transparant.
De beste tip die ik tot slot nog kan geven is dat je moet ontdekken wat voor jou werkt. Wat voor mij werkt, hoeft bijvoorbeeld niet per se voor jou te werken. De ene persoon plant het liefst de hele week vooruit, terwijl de ander het liever per dag bekijkt. Kortom: neem de tijd en kom erachter wat jou helpt.
Liefs,
Julia
